Assistant.e de direction (Paris)

MISSIONS PRINCIPALES

L’assistant(e) de direction a pour mission d’assister la gestion courante des activités de certains membres de la direction et du site de Paris / Marcoussis.

RESPONSABILITÉS

• Gérer l’agenda et le planning et les déplacements de certains membres du COMEX et du CODIR,
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, etc.)
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission des dirigeants et de leurs départements (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
• Participer au suivi de certaines activités des départements (projets d’entreprise, gestion documentaire, suivi du calendrier RH, process finance, etc.)

• Gérer les agendas et les comptes rendus de certaines réunions, en particulier réunions internes d’équipe

• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
• Participer à l’intégration de nouveaux collaborateurs en interface avec le département RH : accueil, assistance à la réalisation du planning d’intégration

• Organiser des événements internes sur site et hors site
• Saisie de demandes d’achat

• Participer à la communication interne et à la visibilité des actions des départements
• Accueillir physiquement les visiteurs sur le site de Paris
• Réserver des taxis pour les visiteurs, et les directeurs
• Réceptionner, filtrer et gérer les appels téléphoniques (France et International)
• Réceptionner et distribuer les courriers et les plis coursiers ainsi que passer les commandes auprès des Coursiers
• Réaliser les commandes de fournitures, consommables, plateaux repas
• Être le relai du responsable services généraux sur le site de Paris pour garantir le bon entretien des bureaux.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

• Bac + 2 / 3
• 3 ans d’expérience minimum

Compétences techniques (requises et préférées)

• Excellente expression orale et écrite
• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint)
• Anglais courant

Compétences générales

• Bonne organisation et anticipation,

• Qualités relationnelles,
• Sens du service,
• Polyvalence,
• Rigueur et méthode,
• Pragmatisme,
• Souplesse, adaptabilité,
• Esprit d’équipe.