Office Manager / Assistant H/F

MISSIONS PRINCIPALES

Être l’assistant du bureau de Paris, ce qui inclut notamment :

  • Gérer l’ensemble des services généraux du bureau de Paris et apporter son support aux autres bureaux
  • Gérer la flotte automobile au niveau du Groupe
  • Participer à l’intégration des nouveaux employés en Europe
  • Organiser des réunions, des événements internes et des déplacements
  • Assurer l’accueil des bureaux de Paris et le standard téléphonique au niveau Groupe
  • Un support aux services RH et à l’assistante de Direction en fonction des besoins

L’office manager/ assistant est rattaché au Secrétariat Général auquel il reporte.

RESPONSABILITÉS

L’office manager/ assistant assure :

  • L’accueil des bureaux de Paris : accueil des visiteurs, standard téléphonique
  • La coordination de la maintenance et du bon fonctionnement des espaces et du matériel des bureaux de Paris, en lien avec les fournisseurs et le service IT
  • La gestion des achats : la commande des consommables et fournitures ; le suivi & le respect du budget de Paris
  • La gestion du courrier (Paris) : le tri & la distribution du courrier ; les commandes & suivi de coursiers/DHL/AR
  • La planification du parcours d’intégration des nouveaux employés en Europe et la création de leur badge pour Paris
  • La commande des cartes de visite (Groupe)
  • Le suivi du parc automobile : commande des voitures, contestations des contraventions en ligne, suivi des facturations des cartes essence, aide à la logistique des changements pneus hiver et été, vérification annuelle des permis de conduire, aide au bon déroulement des livraisons et des restitutions
  • La gestion des téléphones société : suivi des factures
  • La gestion des taxis (commande, suivi budget)
  • La gestion du tableau de refacturation de la CB société
  • Les évolutions d’aménagement des bureaux de Paris
  • La planification de réunions ou évènements internes (Kick off, BBQ, soirée de Noël)
  • Une aide à l’organisation de voyages/déplacements
  • Un support aux autres bureaux en Europe, aux services RH et à l’assistante de Direction en fonction des besoins

PROFIL RECHERCHÉ

1. Formation et expérience

  • Bac + 2 / 3 Assistant de Direction / PME PMI ou équivalent
  • 2 ans d’expérience minimum
  • Anglais professionnel impératif

2. Compétences techniques (requises et préférées)

  • Excellente expression orale et écrite
  • Organisation et planification
  • Gestion et suivi de budget
  • Maîtrise du pack Office Microsoft

3. Compétences générales

  • Sens du service et des priorités
  • Pragmatisme,
  • Souplesse, adaptabilité,
  • Qualités relationnelles, écoute,
  • Rigueur et méthode,
  • Sens de la confidentialité
  • Esprit d’équipe.

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