Assistante de Direction H/F

MISSIONS PRINCIPALES

L’assistant(e) de direction a pour mission d’assister la gestion courante des activités de certains membres de la direction et du site de Paris / Marcoussis.

RESPONSABILITÉS

Assistanat dédié de deux membres du comex

• Gestion d’agendas et planning des déplacements,
• Préparation et organisation logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, etc.)
• Support et coordination à la préparation des dossiers nécessaires à la mission des dirigeants et de leurs départements (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
• Rédaction de comptes rendus et suivi des actions de certaines réunions (réunions internes d’équipe)
• Mise en page de présentation (ppt, word, etc.)
• Gestion des notes de frais

Office management : être le relais du Responsable des Services généraux basée à Marcoussis, sur le site de Paris.

• Accueil physique des visiteurs
• Commande de taxis pour les visiteurs, et les directeurs
• Standard téléphonique (France et International)
• Gestion de courrier : tri et distribution, commandes de coursiers DHL / LRAR
• Gestion des stocks (consommables, fournitures)
• Commande de plateaux repas
• Saisie de demandes d’achat

RESPONSABILITÉS EN MATIERE DE CERTIFICATIONS

SM certifications : Respecter et faire respecter la politique certification

Hygiène, de santé et de sécurité : Respecter et faire respecter les règles d’hygiène, de santé et de sécurité.

Environnement : Respecter et faire respecter la politique environnementale.

Sécurité de l’information : Respecter et faire respecter la politique de la sécurité de l’information

Énergie : Respecter et faire respecter la politique de réduction de la consommation d’énergie.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

• Bac + 2 / 3
• 5-6 ans d’expérience minimum

Compétences techniques 

• Excellente expression orale et écrite
• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint)
• Anglais courant

Compétences générales

• Bonne organisation et anticipation,
• Confidentialité,
• Qualités relationnelles,
• Sens du service,
• Polyvalence,
• Rigueur et méthode,
• Pragmatisme,
• Souplesse, adaptabilité,
• Esprit d’équipe.